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遠端工作 防疫時代,加速B2B轉型中!

遠端工作 ,我們如何有效率的建立 遠端工作 文化?配合防疫

遠端工作,COVID-19新冠肺炎肆虐,疫情話題便燃燒至今,(2021)春夏之際,台灣疫情陷入前所未有的重大考驗,全國升級三級警戒,出門必須全程配戴口罩、取消各種集會活動、並擴大居家辦公比例。

正是近年來許多企業正在討論的「遠端工作」模式,顯見疫情迫使台灣企業的數位轉型議題浮上檯面,特別是對於大多數習慣以紙本溝通的台灣企業,遠端辦公無疑是一項必然的挑戰。

對於企業主來說:遠距工作模式要能奏效,關鍵就在於此:鎖定成果。不在乎你的工時,不在於你的出席,不再是有沒有苦勞;專注於任務本身,聚焦在實際成果。把問題解決,帶出務實的價值與貢獻才是重點。如果管理層能掌握這個核心原則,就不容易失焦。

這邊先從日本借鏡學習,較難遠距上班的工作如何應變?

之前日本宣布進入緊急狀態後,企業擴大實施遠距上班,根據Persol總合研究所統計,去年4月資訊類產業遠距工作比例超過5成,醫療、照顧產業低於一成,像是製造業的工廠或銀行分行,分別有以下應變計畫:

製造業:減少出勤日

豐田汽車去年5月在線上法說會表示,公司通勤時間減少80%,接觸人數減少85%。工廠作業為了防疫,切割成狹小的工作間,但產品開發預估有部分會延遲,供應商的零件開發也可能遇到相同情況。

東芝去年6月起針對1萬名工廠從業人員實施周休3日制,減少出勤日,但延長出勤當天的工時,達到出勤日減少但不減工時,保障員工薪水。

營造業:分流開會

大型公司如大林組、鹿島建設、清水建設因為都爆發群聚感染,去年4月下旬起關閉部分工地。不過,目前各公司都有復工計畫,國土交通省要求工地遵守3項迴避政策:朝會分開舉行、徹底紀錄工時與體溫、確保休息場所空氣流通、保持社交距離。

根據資料統計,過去在辦公室,員工平均每天有 66 分鐘討論非工作正事,主管更花上近 70 分探討非工作議題。

既然都遠距工作了,視訊會議的目的就是完全投入、放大效益,縮短不必要的時間浪費。

馬太團隊在這邊為各位,列出有效遠端工作的4大方向,包含:

在家工作如何不分心?四項策略建議提升遠距效率

至於員工在家工作,因為少了在辦公室的約束,以及工作與生活界線的模糊,如何自律維持工作效率,也形成挑戰。在家工作低效率的原因,研究發現主要來自拖延症,或是家中有小孩、寵物干擾。綜合長年落實遠距工作者的資訊,整理出以下在家工作的建議作法:

一、在家建立辦公空間疆界、維持既有工作時間表

打造一個屬於辦公狀態的空間疆界,例如某一區的書桌、獨立書房,在空間內就只能處理公事。另一方面,設定時間表,明確制定與平常工作相似的行程,如果有人怕不知道時間花去哪,也有  這類如:Google Workspace團隊協作工具,可確認一整天的行程是否遵循時間表。

二、複製上班前的「儀式」,與共處一室的親友共訂規則

許多人上班前來一杯咖啡、或寫下一天代辦行程、甚至有人建議,在家換上工作時會穿的西裝、洋裝,透過換裝儀式,讓大腦感受「我正在進入工作的狀態」。同時在家工作最怕被干擾,這時也要跟親友(尤其小孩)溝通,雖然你在家,但仍處於上班狀態,非緊急的溝通、活動留到晚上或周末再說。

三、確任「緊急」、「必要」工作項目優先順序、定期回報

由於在家工作多半透過通訊軟體,對於臨時交辦事項,或是正在執行但非短期可確認的專案,建議列出待辦事項清單,清單可分類為一天型、一周型、一月型,並針對每項待辦事項從非/緊急、非/必要這四大象限進行分類,清楚知道手上工作的優先順序,並定時將遇到的狀況跟主管回報。

四、確保溝通協作的硬體、軟體工具是正常運作

「透明化溝通」是遠距工作相當重要的元素。公司導入的協作工具,若遇到問題最好即時回報給主管跟 IT 人員,也要確保網路、通訊設備是暢通狀態,與外部客戶在溝通、甚至視訊會議,能不受網路限制,才能維持工作效率。

除了上述幾點,對遠距工作有經驗的人,一定還有許多心法可以分享。一項研究報告發現維持高生產力的做法,「適度休息」佔最高比例達 37 %,其次是設定工作時間、安排待辦清單、每天早起、聆聽音樂等。因此適度休息、偶而與同事在網路瞎聊,去居家外頭走走運動,看似沒有在生產,但是,對維持生產力仍相當重要!

防疫迫使企業考慮遠端辦公,卻也看見更多成長的可能性。推動遠端辦公、數位轉型,正是反映與重塑企業文化的好機會。管疫情使人擔憂,但換個角度想,這不正是時候走入更有效率的遠端辦公時代嗎?

PS.對於國外業務來說,在家也需要陌生開發,此時蒐集客戶名單必定耗費許多時間精力,相信可以透過馬太網路的系統服務解決客戶名單搜集問題

 

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